Persönlicher Assistent.
Postfach und Kalender im Griff.
Ein KI-Assistent, der Ihre Mails sortiert, Antworten vorbereitet und Termine selbstständig vergibt. Er erinnert, erkennt Überschneidungen und hakt nach, wenn eine Antwort fehlt. Was rausgeht, bestimmen Sie.
- Terminwunsch · Do 10:00 vorgeschlagenbestätigt
- Anfrage Angebot · Antwort vorbereitetwartet auf Freigabe
- Rückmeldung fehlt seit 3 Tagennachgehakt
- Rechnung eingegangen · abgelegterledigt
Beispielansicht mit erfundenen Daten.
Der Posteingang entscheidet,
wie Ihr Tag läuft.
Jede Anfrage will gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. Ein Termin braucht vier Mails, bis er steht. Und die Rückmeldung, auf die Sie warten, merkt sich niemand, bis sie fehlt.
Heute
- Jede Mail selbst lesen und sortieren
- Termine per Mail-Pingpong
- Offene Rückmeldungen im Kopf
- Der Tag beginnt im Posteingang
Mit dem Assistenten
- Wichtiges zuerst, Routine vorsortiert
- Termine in einer Mail statt in vier
- Offene Punkte werden nachgehakt
- Der Tag beginnt mit einem Überblick
Sechs Aufgaben,
die Sie abgeben können.
Welche davon er übernimmt, entscheiden Sie. Ein guter Anfang sind Sortieren und Termine. Mehr geben Sie ab, wenn Sie ihm vertrauen.
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Posteingang
Mails sortieren
Anfragen, Rechnungen, Newsletter und Routine landen getrennt. Was Sie selbst lesen müssen, steht oben.
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Posteingang
Antworten vorbereiten
Entwürfe in Ihrem Ton, mit den Infos aus früheren Mails. Sie lesen, ändern und schicken ab.
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Kalender
Termine vergeben
Er prüft Ihren Kalender, schlägt freie Zeiten vor, trägt den Termin ein und verschickt die Einladung.
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Kalender
Terminkontrolle
Erinnerungen vor wichtigen Terminen, Warnung bei Überschneidungen, ein neuer Vorschlag bei Absagen.
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Nachfassen
Nachhaken
Fehlt eine Antwort, meldet er sich rechtzeitig. Freundlich, in Ihrem Namen, nach Ihrer Freigabe.
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Jeden Morgen
Tagesüberblick
Die Termine des Tages, offene Anfragen und was heute erledigt werden sollte. Auf einen Blick.
Ein Termin, von der Anfrage
bis zur Bestätigung
Die Anfrage
„Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein Gespräch?" landet im Posteingang.
Der Vorschlag
Der Assistent prüft Ihren Kalender, hält Ihre Bürozeiten und Puffer ein und schlägt drei freie Termine vor.
Die Buchung
Der Kunde wählt. Der Termin steht im Kalender, die Einladung ist verschickt.
Die Kontrolle
Am Vortag kommt die Erinnerung. Sagt jemand ab, geht ein neuer Vorschlag raus.
Er arbeitet für Sie.
Nicht an Ihnen vorbei.
- Freigabe zuerst
- Am Anfang ist jede Antwort ein Entwurf. Sie entscheiden, was später automatisch rausgehen darf, zum Beispiel Terminbestätigungen.
- Ihre Regeln
- Bürozeiten, Puffer zwischen Terminen, wer Vorrang hat und welche Themen immer bei Ihnen landen.
- Offen über Daten
- Mail-Inhalte werden zur Verarbeitung an ein KI-Modell übergeben. Welches Modell und wo es läuft, halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Kein Konzept.
Ein Werkzeug, das ich nutze.
Mein eigener Assistent sortiert jeden Tag meinen Posteingang und plant meine Termine, mit Gmail und Google Kalender. Im Erstgespräch zeige ich Ihnen, wie das bei mir aussieht.
Für Ihren Betrieb baue ich ihn mit Ihren Regeln, Ihren Postfächern und Ihrem Ton.
Der Assistent: kurz beantwortet
Schickt der Assistent Mails ohne mein Okay?
Nur wenn Sie das wollen. Am Anfang ist jede Antwort ein Entwurf. Später können Sie einzelne Fälle freigeben, etwa Terminbestätigungen. Alles andere bleibt bei Ihnen.
Mit welchen Programmen funktioniert das?
Mit Gmail und Google Kalender ist er erprobt und bei mir selbst täglich im Einsatz. Für Microsoft 365 und Outlook klären wir im Erstgespräch, was bei Ihnen möglich ist.
Was passiert mit unseren Mails?
Um Mails zu sortieren und Antworten vorzubereiten, werden die Inhalte an ein KI-Modell übergeben. Welches Modell das ist, wo es läuft und welche Postfächer der Assistent sehen darf, halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Geht das auch für ein ganzes Team?
Ja. Der Assistent kann mehrere Postfächer und Kalender betreuen und Anfragen an die richtige Person weitergeben. Den Umfang legen wir im Erstgespräch fest.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein bis zwei Wochen, dann läuft er. In den ersten Tagen stimmen wir gemeinsam nach, bis Ton und Sortierung passen.
Was kostet das?
Nach dem Erstgespräch bekommen Sie einen fixen Preis, abhängig von Postfächern, Kalendern und Regeln. Dazu kommen laufende Kosten für das KI-Modell. Die nenne ich Ihnen vorher.
Was sich gut kombinieren lässt
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Dashboard für KMU
Umsatz, Deckungsbeitrag, offene Posten und Auslastung live. Aus den Systemen, die Sie schon haben.
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Marketing
Content-Agent
Findet heraus, welche Beiträge in Ihrer Branche überdurchschnittlich laufen, und plant daraus Ihre nächsten Beiträge.
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Wie viele Mails
beantworten Sie selbst?
Erzählen Sie mir, wie Ihr Posteingang heute aussieht. Danach wissen Sie, was ein Assistent Ihnen abnehmen kann.
- 20 Minuten, kostenlos und unverbindlich
- Antwort innerhalb eines Werktags
- Kein Verkaufsgespräch, sondern eine ehrliche Einschätzung
Fabian OrtlerSie sprechen direkt mit dem, der baut.